Escritórios contábeis antecipam troca de sistemas para garantir eficiência antes do fechamento do ano

Especialista alerta que setembro e outubro são o melhor momento para migrar plataformas contábeis e evitar falhas no início do próximo exercício

Escritórios contábeis antecipam troca de sistemas para garantir eficiência antes do fechamento do ano (Foto: REUTERS)

Os meses de setembro e outubro se consolidaram como o período mais estratégico para escritórios contábeis realizarem a migração de sistemas no Brasil. Segundo levantamento da Potencialize Resultados, consultoria especializada em gestão de processos para o setor, essa janela coincide com o momento ideal de revisão interna e ajustes operacionais antes do encerramento fiscal, permitindo transições mais seguras e eficazes.

De acordo com Hygor Lima, especialista em gestão de processos contábeis e fundador da Potencialize Resultados, a escolha do período entre setembro e outubro combina estabilidade operacional e tempo técnico disponível para testes. “Entre setembro e outubro o escritório já superou o pico das obrigações do primeiro semestre, mas ainda tem tempo para testar o novo ambiente antes do fechamento fiscal. É o intervalo ideal para corrigir integrações, ajustar parâmetros e treinar equipes sem comprometer entregas”, afirma o especialista.

O movimento de migração tem ganhado força com a digitalização do setor e as novas demandas trazidas pela reforma tributária. A Pesquisa TIC Empresas 2023, do Cetic.br, mostra que 49% das empresas brasileiras já utilizam softwares de finanças ou contabilidade em nuvem — reflexo de uma tendência crescente de automação e integração entre áreas fiscal, contábil e financeira.

Para Lima, o principal erro dos escritórios é adiar a mudança para o início do ano. “Muitos esperam novembro ou dezembro, quando já estão sobrecarregados com o fechamento fiscal. Isso gera perda de produtividade, falhas em importações e riscos de inconsistência de dados. A migração deve ser tratada como um projeto de gestão, e não como uma urgência tecnológica”, alerta o executivo.

Idealizador do Método DITA — sigla para Documentar, Implementar, Treinar e Aperfeiçoar —, aplicado em mais de 400 escritórios contábeis no país, Lima recomenda que o processo siga quatro etapas bem definidas:

1.  Diagnóstico e mapeamento dos processos atuais e identificação de gargalos;
2.  Parametrização e integração do novo sistema às bases existentes;
3.  Treinamento operacional das equipes e definição de responsáveis por cada área;
4.  Acompanhamento de performance com indicadores, validando a eficiência das rotinas.

Além disso, o especialista elenca quatro sinais que indicam quando é hora de substituir o sistema contábil:

•  Perda de tempo com tarefas repetitivas: quando conciliações e relatórios exigem retrabalho constante;
•  Falta de integração entre áreas: falhas na comunicação entre fiscal, contábil e folha aumentam o risco de erro;
•  Dificuldade de suporte: atrasos em atualizações ou falhas técnicas comprometem a operação;
•  Incompatibilidade com novas exigências fiscais: plataformas desatualizadas podem não suportar o modelo de IVA Dual e os cruzamentos automáticos de dados exigidos pela reforma tributária.

Esses cuidados, segundo Lima, reduzem falhas e fortalecem o controle de indicadores contábeis e fiscais. “Migrar sistema não é apenas trocar software. É redesenhar processos, garantir segurança de dados e preparar o escritório para o próximo ciclo de obrigações. O escritório que faz isso agora começa o próximo ano com previsibilidade e escala”, conclui.

Fonte: Brasil 247